GAIA SMART RECEPTIONIST
 

Periodo di Prova Gratuita

Gaia è l'intelligenza artificiale di Esosphera che risponde alle chiamate e assiste i clienti dell’hotel automatizzando i processi di gestione reception e migliorando l'efficienza operativa. Il sistema Gaia è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, disponibile in 5 lingue e si integra direttamente con il team umano, trasferendo le chiamate solo quando necessario, riducendo così il carico di lavoro e migliorando la Customer Experience.

 

Gaia Receptionist svolge le seguenti attività:

 

1. Gestione delle Chiamate: Gaia risponde automaticamente alle chiamate 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza code e senza limitazioni di orario.

2. Trasferimento a Operatore Umano: Gaia trasferisce le chiamate a un operatore umano qualora necessario e in base alle scelte organizzative del Cliente.

3. Acquisizione Dati per Qualifica Prenotazione: Gaia raccoglie i dati relativi alla richiesta di prenotazione facilitando il processo di conferma.

4. Gestione Appuntamenti per Callback: Gaia consente la programmazione di richiamate da parte degli operatori.

5. Erogazione Informazioni e Risposte alle FAQ: Gaia risponde a 30 domande frequenti, sulla base delle informazioni fornite dal Cliente durante la fase di attivazione. Sarà possibile aggiungere ulteriori 10 domande frequenti al costo di C 10/mese.

6. Lingue: Gaia parla in 5 lingue (Italiano, Inglese, Francese, Spagnolo e Tedesco), 3 delle quali (a scelta) sono incluse nell’offerta. Le altre 2 sono integrabili con un costo aggiuntivo di 7C/mese cad.

 

Termini della Prova Gratuita

Durata: 7 giorni a partire dalla data di attivazione, che sarà comunicata via e-mail.

Costo: Gratuito per l’intera durata del periodo di prova.

Nessun Impegno: Al termine della prova, il servizio sarà interrotto, salvo sottoscrizione di un contratto da parte del Cliente.

Condizioni Applicabili: L’attivazione e l’utilizzo del Periodo di Prova Gratuita sono soggetti alle Condizioni Generali di Esosphera Srl, che il Cliente accetta al momento della registrazione.

 

Pannello di controllo

Il Cliente avrà accesso a un pannello di controllo online che permette di consultare i dati relativi all'utilizzo del servizio e alle interazioni con i clienti.

Sarà garantito un supporto tecnico per risolvere eventuali problematiche relative al servizio.

 

Privacy e Sicurezza dei Dati

Esosphera si impegna a garantire la protezione dei dati del Cliente, adottando misure di criptazione e offuscamento dei dati. L'accesso alle informazioni avverrà attraverso canali sicuri, in conformità con le normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.

 

Accettazione delle Condizioni

Cliccando su “Attiva il Periodo di Prova Gratuita”, il Cliente accetta i termini sopra indicati, le Condizioni Generali e i relativi allegati (Allegato 2 –Accordo per il trattamento dei dati personali e Allegato 3 _ Elenco Sub fornitori autorizzati) e dichiara di aver letto e compreso l’informativa privacy (Allegato 1).

 

CONDIZIONI GENERALI

tra la Società Esosphera Srl Socio Unico Direzione e Coord. Covisian Spa (di seguito anche denominata “Esosphera”), con sede in Resana (TV), Via Boscalto 10, Codice Fiscale e Partita IVA 01248050328 e il Cliente.

1. Le presenti condizioni generali regolano l'erogazione del Periodo di Prova Gratuita del servizio Gaia Smart Receptionist, della durata di 7 giorni a decorrere dalla data di attivazione comunicata al Cliente da Esosphera a mezzo e-mail (il “Prova Gratuita”).

2. Il Periodo di Prova Gratuita è privo di costi per il Cliente e cesserà automaticamente al termine dei 7 giorni, salvo che il Cliente non proceda alla sottoscrizione di un nuovo contratto di fornitura del servizio. Durante il Periodo di Prova Gratuita, il Cliente non è vincolato a proseguire con il servizio e non è previsto alcun rinnovo automatico.

3. Il cliente dichiara di utilizzare il servizio unicamente per i fini per il quale è stato concepito e proposto e accetta che Esosphera, durante il periodo di prova gratuita, possa in ogni momento interrompere l’erogazione dello stesso a suo insindacabile giudizio.

4. Il Cliente si obbliga a non consentire l'utilizzo delle autorizzazioni di accesso fornite da Esosphera, direttamente o indirettamente, a titolo gratuito ovvero oneroso, a terzi, esclusi il personale dipendente del Cliente e i consulenti che abbiano in essere specifici rapporti contrattuali con il Cliente di cui tuttavia il Cliente si assume per entrambi i casi la totale responsabilità.

5. Il Cliente concorda nel sollevare Esosphera da qualunque responsabilità in caso di denunce, azioni legali, azioni governative o amministrative, perdite o danni (incluse spese legali ed onorari) scaturite dall'uso illegale del Servizio da parte del Cliente.

6. Il documento “Periodo di Prova Gratuita” con le relative Premesse e Paragrafi e i documenti allegati costituiscono parte integrante e sostanziale del presente contratto.

7. Esosphera garantisce che il Servizio sarà attivo senza soluzione di continuità 24 ore su 24 tutti i giorni della settimana, salva la possibilità di brevi interruzioni per eventuali necessità tecniche (aggiornamenti software ecc.). In nessun caso Esosphera potrà essere ritenuta responsabile per qualsivoglia danno diretto o indiretto derivante dall'attivazione o dall'impiego del Servizio e/o dalla interruzione del funzionamento del Servizio. Le disposizioni del presente articolo permangono valide ed efficaci anche dopo la cessazione della durata del Periodo di Prova Gratuita.

8. Le Parti si danno reciprocamente atto che Esosphera, nell’esecuzione delle prestazioni afferenti al Servizio reso, metterà a disposizione del Cliente gli strumenti tecnici di propria competenza idonei alla realizzazione delle necessità del Cliente stesso, meglio descritte nei paragrafi di premessa. Il Cliente, pertanto, rimane integralmente responsabile, in forza di un autonomo instaurando rapporto giuridico con i propri clienti e/o con i terzi, in relazione all’uso dei suddetti strumenti, ai contenuti e, in generale, alle concrete modalità di esecuzione del Servizio nei confronti di Esosphera, degli utenti del Servizio e dei terzi. Sul punto il Cliente si obbliga espressamente a manlevare e tenere indenne Esosphera da qualsivoglia responsabilità in ordine ad eventuali pretese di soggetti terzi che siano conseguenza diretta o indiretta dell’utilizzo del servizio oggetto del presente contratto.

9. Esosphera, in ragione delle obbligazioni assunte con la sottoscrizione del presente contratto, si impegna a garantire la corretta e regolare esecuzione delle prestazioni pattuite. Le parti convengono espressamente l’esclusione di qualsivoglia responsabilità in capo ad Esosphera, sia essa contrattuale e/o extracontrattuale per danni patrimoniali e/o non patrimoniali (sia con riferimento al danno emergente che al lucro cessante), diretti e/o indiretti subiti dal Cliente e/o da terzi in conseguenza: (i) dei contenuti, dell’utilizzo o del mancato utilizzo dei servizio, (ii) della correttezza delle numerazioni telefoniche o indirizzi internet utilizzate, (iii) di fatti estranei al controllo di Esosphera e dipendenti dal Gestore Telefonico, (iv) di caso fortuito e/o di cause di forza maggiore o non dipendenti dalla propria volontà, fatta eccezione per i casi di dolo o colpa grave imputabili ad Esosphera.

10. Il Cliente solleva Esosphera da qualunque responsabilità per qualunque evento di perdita di Servizio, perdita di riservatezza dei dati del Cliente o dei programmi dallo stesso utilizzati, imputabile a Esosphera, che si manifesti durante il periodo di Prova Gratuita.

11. Il Cliente dichiara di essere stato adeguatamente reso edotto in ordine all’informativa prevista dagli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), come da specifico atto a parte – Allegato 1.

12. Il Cliente esprime il consenso affinché i propri dati e le relazioni conseguenti al presente contratto possano essere comunicate quali referenze commerciali di Esosphera e/o quali “case history”.

13. Eventuali singole clausole che dovessero rivelarsi affette da invalidità, nullità e/o inefficacia, in tutto o in parte, si avranno come non apposte e dovranno essere sostituite preservando l’economia del contratto nel suo complesso e l’originaria volontà negoziale delle Parti, evitando potenziali squilibri del sinallagma contrattuale.

14. Ai sensi e per gli effetti delle presenti Condizioni Generali, il Cliente, quale Titolare del trattamento, nomina Esosphera quale Responsabile del trattamento dei dati personali, come da specifico Accordo per il trattamento dei dati personali (Allegato 2), che rappresenta l’accordo tra il Cliente ed Esosphera per lo svolgimento del Servizio Gaia Smart Receptionist. L’Accordo per il trattamento dei dati personali e i suoi allegati, compreso l’elenco dei subfornitori autorizzati (Allegato 3), costituiscono parte integrante e sostanziale delle presenti Condizioni Generali. Le Parti in ogni caso si impegnano ad effettuare i trattamenti dei dati personali di propria competenza nel rispetto delle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), ivi incluse le norme in materia di misure di sicurezza.

15. In caso di nomina a Responsabile da parte del Cliente, quale Titolare del trattamento, le parti pattuiscono che il Titolare è responsabile della correttezza e dell'aggiornamento della propria informativa privacy resa ai propri clienti finali, nonché della corretta acquisizione del consenso degli Interessati, in particolare per l’attività promozionale e di marketing, anche di terzi, con modalità tradizionali e/o con quelle di cui agli art. 130, commi 1 e 2, del d.lgs. n. 196/2003 (“Codice Privacy”), e si impegna fin d'ora a manlevare il Responsabile e i soggetti terzi da eventuali danni derivanti da una non adeguata informativa privacy e/o dalla raccolta/gestione del consenso per finalità di marketing, anche di terzi, non conforme alla normativa applicabile.

16. In caso di nomina a Responsabile da parte del Cliente, il Titolare indica ad Esosphera un tempo massimo di conservazione dei dati necessari all’erogazione del Servizio pari a 24 mesi. Esosphera provvederà automaticamente ad archiviare ed anonimizzare tutti i dati trattati al termine del periodo di conservazione precedentemente indicato.

17. Per qualsiasi controversia comunque relativa alla interpretazione e/o esecuzione e/o risoluzione del presente contratto, le parti stabiliscono l’esclusiva competenza del Foro di Treviso. Le parti dichiarano di scegliere, quale legge applicabile al contratto ed alle obbligazioni dallo stesso nascenti, la legge italiana, alla quale fanno integrale rinvio per quanto non espressamente disposto nel presente contratto.

 

Si allegano i seguenti documenti che costituiscono parte integrante del presente contratto:

Allegato 1 - Informativa Privacy

Allegato 2 – Accordo per il trattamento dei dati personali

Allegato 3 - Elenco Sub-Fornitori autorizzati

 

 

 

ALLEGATO 1 - Informativa Privacy

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

 

la Società Esosphera Srl a Socio Unico, soggetta a direzione e coordinamento di Covisian Spa (di seguito anche denominata “Esosphera”), con sede legale in Resana (TV), Via Boscalto 1n0, Codice Fiscale e Partita IVA 01248050328, in conformità alla normativa vigente in materia di privacy e, in particolare, al Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), fornisce le seguenti informazioni riguardanti il trattamento dei Vostri dati personali;

in conformità alla normativa vigente in materia privacy, e in particolare al Regolamento UE nr. 679/2016, precisa le seguenti condizioni in tema di trattamento dati.
 

1. Finalità del trattamento

Tutti i dati personali ed aziendali, liberamente comunicati da clienti e/o fornitori e da noi acquisiti in ragione dell’attività svolta saranno trattati in modo lecito, secondo correttezza e trasparenza, in forma cartacea e/o con strumenti informatici/telematici, per esigenze contrattuali e di legge, nonché per consentire una efficace gestione dei rapporti commerciali. In particolare, Esosphera intende utilizzare i dati personali forniti dai propri clienti e/o fornitori con la precipua finalità di consentire il regolare svolgersi dei rapporti contrattuali tra le parti.

I dati richiesti saranno registrati e conservati presso i nostri archivi, in osservanza delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR, nei limiti previsti o consentiti dalla legge e per finalità commerciali legittime.

I dati personali dell’utente/cliente (per es. nominativo, codice avviamento postale, indirizzo di posta elettronica, etc.) sono richiesti in via facoltativa al fine di permettere a Esosphera di mantenere aggiornati i propri archivi interni, poter fornire comunicazioni e/o informative sulle nostre attività, nonché per l’invio di materiale pubblicitario relativo a servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere. In quest’ultimo caso, la mancata comunicazione impedirà il solo invio di tali comunicazioni e/o informative, nonché l’invio di materiale pubblicitario. Ulteriori dati personali potranno essere inoltre richiesti in forma obbligatoria al fine di poter offrire le prestazioni e servizi richiesti; l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del servizio fornito da parte di Esosphera.
 

1. Modalità del trattamento

Esosphera raccoglie e tratta le informazioni personali per gestire il rapporto con gli utenti/clienti e offrire loro un servizio migliore, personalizzando l'esperienza e l'interazione. Esosphera può raccogliere, in fase precontrattuale e nel corso dell’esecuzione del contratto, dati e/o informazioni personali, quali: (i) ordini, attivazioni e registrazioni relativi a prodotti; (ii) creazione e verifica dei profili utente per i servizi online; (iii) richieste di informazioni o supporto o gestione dei reclami; (iv) iscrizioni ad attività di marketing e/o invio di newsletter, anche di terzi; (v) richieste di lavoro; (vi) iscrizioni a concorsi/bandi di gara o partecipazione a sondaggi.

I dati medesimi verranno trattati, nel rispetto della sicurezza e riservatezza necessarie, attraverso le seguenti modalità: raccolta dei dati presso l’interessato, registrazione e uso per scopi determinati, espliciti e legittimi ed utilizzati in ulteriori operazioni di trattamento in termini compatibili con le finalità perseguite, trattamento posto in essere con l’ausilio di strumenti elettronici ed automatizzati.
 

1. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei Vostri dati personali si fonda sull’esecuzione di misure precontrattuali/contrattuali. Il conferimento dei dati è obbligatorio, in quanto necessario per l’instaurazione, l’esecuzione e l’eventuale cessazione del contratto, e il mancato conferimento degli stessi potrà comportare l’impossibilità di instaurare e/o dare idonea esecuzione al contratto stesso.

Per finalità di marketing, nonché per l’invio di comunicazioni di carattere informativo, la base giuridica è il consenso dell’interessato; in questo caso il conferimento dei dati è facoltativo, ma il mancato conferimento degli stessi comporta l’impossibilità di ricevere offerte commerciali e/o comunicazioni di carattere informativo/promozionale.
 

1. Comunicazione dei dati a terzi

I dati personali saranno trattati dal Titolare del trattamento, dai Responsabili del trattamento da lui nominati e dalle persone autorizzate al trattamento.

Ad eccezione di quanto descritto nella presente Informativa Esosphera si impegna a non condividere le informazioni personali ricevute dall'utente con terzi senza il preventivo consenso dell’interessato, se non per: (i) rispondere alle legittime richieste di informazioni di polizia ed enti pubblici; (ii) osservare leggi, regolamenti, ordini di comparizione o decreti dell’autorità giudiziaria; (iii) investigare e assistere nella prevenzione delle minacce alla sicurezza, delle frodi o di altre attività dannose; (iv) applicare/proteggere i diritti e le proprietà di Esosphera o di sue controllanti/controllate/collegate; (v) proteggere i diritti o la sicurezza personale di Esosphera, dei nostri dipendenti e delle terze parti che utilizzano proprietà di Esosphera se autorizzati e in linea con i requisiti della legislazione in materia.

I Vostri dati potranno inoltre essere comunicati a società/studi professionali che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione al titolare del trattamento, in materia contabile, amministrativa, fiscale, legale, tributaria e finanziaria, a pubbliche amministrazioni per lo svolgimento delle funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge o dai regolamenti e a terzi fornitori di servizi cui la comunicazione sia necessaria per l’adempimento delle prestazioni oggetto del contratto. I Vostri dati personali non sono oggetto di diffusione.

Il trattamento dei dati ha luogo presso la nostra sede nonché presso altri soggetti da noi incaricati, ai quali potranno essere comunicati i dati suddetti per i medesimi fini ivi indicati, nonché per ogni ulteriore adempimento derivante dalla legislazione locale del Paese sede del trattamento.
 

1. Tempi di conservazione

I Vostri dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a 10 (dieci) anni dalla cessazione del rapporto in essere tra le Parti, con riferimento all’esecuzione del contratto. Con riferimento alle finalità di marketing, anche di terzi, i Vostri dati personali verranno trattati fino alla revoca del consenso, che l’interessato potrà esercitare in qualsiasi momento.

1. Esistenza di un processo decisionale automatizzato

Non è presente un processo decisionale automatizzato.

1. Trasferimento dei dati personali

Il Titolare del trattamento potrebbe trasferire i Vostri dati anche verso Paesi terzi (extra UE), in questo caso fornendo garanzie e tutele adeguate per tali trasferimenti, in conformità con quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

1. Titolare del Trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Titolare del trattamento: Esosphera Srl, con Socio Unico, soggetta a direzione e coordinamento di Covisian Spa, con sede legale in Resana (TV), Via Boscalto N.10, Codice Fiscale e Partita IVA 01248050328, nella persona del legale rappresentante Sig. Marzio Tocchetto.

DPO designato anche per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei Suoi diritti: Avvocato Andrea Minozzi e Avvocato Silvia Maria Moro, email: privacy@esosphera.com.

1. Diritti dell’Interessato

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti di cui agli artt. da 15 a 20 del GDPR, contattando il Titolare all’indirizzo di posta elettronica: privacy@eosphera.com.

Art. 15 Diritto di accesso dell'interessato

1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

   1. le finalità del trattamento;

   2. le categorie di dati personali in questione;

   3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

   4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

   5. l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

   6. il diritto di proporre reclamo ad un'autorità di controllo;

   7. qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

   8. l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.

2. Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell'articolo 46 relative al trasferimento.

3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall'interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l'interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell'interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune.

4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
    

Art. 16 Diritto di rettifica

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
 

Art. 17 Diritto alla cancellazione («diritto all'oblio»)

1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

   1. i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

   2. l'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

   3. l'interessato si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 2;

   4. i dati personali sono stati trattati illecitamente;

   5. i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo giuridico previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; (1) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione di cui all'articolo 8, paragrafo 1.

2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell'interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.

3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario:

   1. per l'esercizio del diritto alla libertà di espressione e d'informazione;

   2. per l'adempimento di un obbligo giuridico che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; (1)

   3. per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell'articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell'articolo 9, paragrafo 3;

   4. a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all'articolo 89, paragrafo 1, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; 

   5. per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
       

Art. 18 Diritto di limitazione di trattamento

1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali;

2. il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;

3. benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

4. l'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.

1. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.

2. L'interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

L’esercizio dei diritti può essere esercitato scrivendo all’indirizzo di posta elettronica privacy@esosphera.com o scrivendo ai recapiti sopra riportati.

Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati non sia conforme con quanto previsto dal GDPR, inoltre, lei ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.gpdp.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.

 

ESOSPHERA Srl

 

Ultimo aggiornamento: 07 gennaio 2025

 

 

ALLEGATO 2 – Accordo per trattamento dei dati personali

 

INTEGRAZIONE ALLE CONDIZIONI GENERALI IN MATERIA DI PRIVACY E ACCORDO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

 

Il Cliente, in persona del proprio legale rappresentante, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali relativi ai propri clienti oppure di Responsabile del trattamento designato dal Titolare, espressamente autorizzato da quest’ultimo ad avvalersi e a nominare, in nome e per conto del Titolare, ulteriori responsabili ai sensi della definizione di cui all'articolo 4, punto 7, del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”),

 

Tutto ciò premesso il Cliente, quale Titolare del trattamento (il “Cliente” o il “Titolare”)

Dichiara

di aver provveduto a dare adeguata informativa ai soggetti interessati in relazione al trattamento dei dati personali e di aver altresì provveduto ad acquisire una manifestazione di consenso liberamente prestato da parte di ciascun soggetto interessato, documentata, ai sensi dell’art. 7 del GDPR, comprensiva dell’autorizzazione espressa al trattamento dei dati personali raccolti nelle modalità e per le finalità indicate nell’informativa, all’utilizzo degli stessi in ulteriori operazioni di trattamento in termini compatibili con tali finalità, nonché alla comunicazione a terzi soggetti, pubblici e privati, persone fisiche e/o giuridiche, aventi finalità commerciali e/o di gestione dei sistemi informativi e/o dei sistemi di pagamento, compresi soggetti esterni che svolgano specifici incarichi per conto del Cliente, oltre alla possibilità di designare un responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 4, punto 8, del GDPR, e di aver altresì fornito informativa ai soggetti interessati sulla possibilità di poter in qualsiasi momento esercitare i diritti sanciti dagli articoli 15-22 del GDPR. A tale scopo la scrivente dichiara e si impegna a esibire la documentazione scritta di tale manifestazione di consenso in qualunque momento e a semplice richiesta di Esosphera Srl.

Nomina

Esosphera Srl, a Socio Unico, soggetta a direzione e coordinamento di Covisian Spa, con sede legale in Resana (TV) via Boscalto n.10 - C.F. e P.I. 01248050 (“Esosphera” o il “Responsabile”), quale Responsabile del trattamento dei dati personali di cui verrà a conoscenza nell’espletare gli incarichi espressamente assegnati alla stessa dal presente contratto e dalle Condizioni Generali; tali incarichi si riferiscono ad uno o più dei seguenti servizi descritti, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

 

• ricezione di parte delle chiamate in arrivo alla struttura (ad esempio perché operatori occupati e/o fuori orario);

• qualificazione del lead in base all’esigenza espressa dall’utente;

• messa a disposizione dei dati raccolti al personale della struttura attraverso apposito portale o direttamente in CRM;

• hosting/gestione del Database degli utenti;

• realizzazione di applicazioni digitali con raccolta e scambio dati;

• generazione reportistica e supporto al Cliente.

 

Con la nomina, al Responsabile vengono affidate le incombenze e le responsabilità di cui all’art. 28, paragrafo 3, del GDPR, dopo aver appurato, per quanto ragionevolmente possibile, la sua idoneità al rispetto delle caratteristiche di esperienza, capacità ed affidabilità, con particolare riguardo alla sicurezza dei dati.

 

La presente nomina rimane in vigore sino a scadenza del contratto principale, di cui il presente accordo costituisce l’Allegato 2. I dati saranno conservati da Esosphera per un periodo di tempo non superiore a quello individuato dal Titolare del trattamento, ovvero per un periodo di 24 mesi dalla cassazione del contratto e delle sue eventuali estensioni e proroghe, salvo la necessità di conservare i dati personali per un periodo superiore in ragione di obblighi di natura normativa, regolamentare o giudiziale, e, quindi, cancellarli, salvo diversa richiesta del Titolare.

 

Il Responsabile accetta la nomina, conferma la sua diretta e approfondita conoscenza degli obblighi che si assume in relazione alla normativa suindicata e si impegna a procedere al trattamento dei dati personali eventualmente conosciuti nello svolgimento dei propri incarichi, rispettandone la massima riservatezza.

 

Il Responsabile dichiara:

 

• di essere consapevole che i dati che tratterà, nell’espletamento dell’incarico ricevuto, sono dati personali e, come tali, sono soggetti alla disciplina di cui al d.lgs. n. 196/2003 (“Codice Privacy”), ove applicabile, e al Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”);

• di effettuare le attività di trattamento esclusivamente dietro istruzione documentata del Titolare, e, in tal senso, di adottare le istruzioni specifiche eventualmente ricevute per il trattamento dei dati personali o di integrarle nelle procedure già in essere;

• di ottemperare agli obblighi previsti dal Codice Privacy, ove applicabile, e dal GDPR;

• di non diffondere i dati personali conosciuti nell'espletamento del proprio incarico;

• di garantire che le persone autorizzate a trattare i dati personali si siano impegnate alla riservatezza e di impegnarsi a non affidare ad altri Responsabili specifiche attività di trattamento senza la preventiva autorizzazione del Titolare;

• di impegnarsi a relazionare sulle misure di sicurezza adottate o comunque di allertare senza ingiustificato ritardo il Cliente in caso di situazioni anomale o di emergenze/potenziali violazioni di dati personali;

• di riconoscere il diritto del Titolare, previa richiesta di quest'ultimo da effettuarsi per iscritto e previo congruo preavviso, alla verifica dell’applicazione delle misure di sicurezza adottate;

• di avere informato il Titolare, che acconsente, circa la registrazione e conservazione del log degli accessi e delle operazioni eseguiti da dipendenti del Titolare nei sistemi di Esosphera, per esempio degli accessi al portale di gestione dei servizi;

• di aver informato il Titolare che potrà trasferire i dati oggetto di trattamento anche in Paesi dello Spazio Economico Europeo (SEE) e/o verso Paesi terzi (Extra UE), in quest’ultimo caso fornendo garanzie e tutele adeguate per tali trasferimenti, in conformità con quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

 

Alla data di sottoscrizione/accettazione del presente Accordo per il trattamento dei dati personali, i subcontratti stipulati dal Responsabile per l’esecuzione delle attività concordate tra le Parti che determinino, o possano determinare, il trattamento ad opera di terze parti dei dati del Titolare, sono indicati nell’Allegato 3 alla presente. Il Titolare autorizza il Responsabile a ricorrere ai subfornitori di cui all’Allegato 3, nel rispetto delle condizioni di cui alla presente Accordo per il trattamento dei dati personali.

 

Inoltre, fermo restando che il Responsabile non verrà ritenuto interlocutore con il quale i soggetti interessati potranno esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, Esosphera si impegna, ad assistere il Titolare nel dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dei soggetti interessati.

 

In ogni caso, il Titolare si impegna a tenere indenne e manlevare il Responsabile per eventuali violazioni della normativa in materia di privacy e per eventuali azioni da parte dei soggetti interessati e/o sanzioni delle pubbliche Autorità che siano riconducibili a responsabilità del Titolare e a istruzioni dallo stesso impartite in esecuzione della prestazione di servizi relativa al trattamento effettuato dal Responsabile per suo conto.

 

Ultimo aggiornamento: 07 gennaio 2025

 

ALLEGATO 3 - Elenco Sub-Fornitori autorizzati

 

ELENCO SUB-FORNITORI APPROVATI DAL TITOLARE DEI DATI AI SENSI DELL’ART: 28, par. 4 Reg. UE nr. 679/2016

 

 

Sub-Fornitore

Luogo del trattamento Riferimenti del Sub-Fornitore

Attività primaria svolta dal Sub-Fornitore

 

Amazon Web Services

 

Ireland

5 rue Plaetis,Luxembourg, L-2338, Luxembourg 1

 

Infrastruttura

 

Google

Datacenter Google Area Europa disponibili all’URL: https://www.google.com/about/datacenters/inside/l ocations/index.html

 

TTS e ASR

 

Tiscali

Italy

Tiscali Italia S.p.A.

Località Sa Illetta. S.S. 195 Km 2,300 09123 Cagliari

 

Provider telefonico e infrastruttura

 

TWT

Italy

TWT S.p.A.

Via Abbondio Sangiorgio, 12 20145 MILANO

 

Provider telefonico

 

Mailgun

EU

Mailgun Technologies, Inc. 535 Mission St. - 14th Floor San Francisco, CA 94105 USA

 

Invio email

 

ACANTHO S.p.A.

ACANTHO S.p.A. - soc. soggetta all'attività di coordinamento di Hera SpA

Via Molino Rosso, 8 - 40026 Imola BO

 

Infrastruttura e Connettività

 

Link Mobility Italia S.R.L.

Italy

Link Mobility Italia S.R.L.

Via Paolo da Cannobio, 37 Bologna

 

Invio SMS e WhatsApp

 

CM.COM

 

Netherlands

CM.com Netherlands B.V. Konijnenberg 30, 4825 BD Breda,

 

Invio SMS e WhatsApp

 

COVISIAN

Italy

COVISIAN S.p.a.

Via Valtorta, 47 - 20127 MILANO

 

Attività commerciale

 

SMILE CX

Italy

SMILE CX S.r.l.

Via Valtorta, 47 - 20127 MILANO

 

Provider tecnica

 

Ultimo aggiornamento: 07 gennaio 2025